Governance ist eines der vier Risiken, denen Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit ausgesetzt sind, und es ist dasjenige, das zuerst als Produktivitätsproblem auftritt, bevor es überhaupt als Risiko erkannt wird.
Das Governance-Risiko bei der digitalen Zusammenarbeit ist das Risiko, das entsteht, wenn Arbeit mit Tools erfolgt, die nicht offiziell durch IT-Richtlinien genehmigt sind, oder wenn genehmigte Tools auf eine Weise genutzt werden, die niemand tatsächlich überwacht. Wenn man sich heute in einem beliebigen Unternehmen umschaut, wird ein Teil der Arbeit über WhatsApp, Signal oder ein persönliches Google Drive erledigt, weil diese Tools schnell, vertraut und kostenlos sind. Der Rückgriff auf diese Tools ist nicht grundsätzlich ein Problem des Nutzerverhaltens. Es handelt sich um ein Versagen der Governance, das sich Unternehmen nicht länger leisten können, da Verbraucher-Apps keine Zugriffskontrolle auf Unternehmensebene bieten, private und berufliche Kommunikation auf eine Weise vermischt wird, die echte rechtliche und personalbezogene Risiken mit sich bringt, und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er seinen Nachrichtenverlauf mit.
Das Governance-Risiko wird im Allgemeinen genauso ausgedrückt wie jedes andere Risiko: Wahrscheinlichkeit multipliziert mit Auswirkung. Die Wahrscheinlichkeit steigt mit der Anzahl der Arbeitsabläufe, bei denen es Lücken gibt, die die offiziellen Tools nicht abdecken, da jede Lücke eine Einladung darstellt, die IT zu umgehen. Die Auswirkung steigt in dem Maße, wie viel dieser unkontrollierten Aktivität sensible Inhalte betrifft, und in dem Maße, wie wenig sich im Nachhinein rekonstruieren lässt, sobald ein Konto oder ein Kanal nicht mehr vorhanden ist.
Governance-Risiken zeigen sich in einigen erkennbaren Mustern, und die meisten Organisationen sind gleichzeitig mit mehr als einem davon konfrontiert.
Schattenzusammenarbeit. Dies ist das umfassendste Muster: Sensible Arbeitsinhalte werden über Tools übertragen, die die IT-Abteilung nie genehmigt hat, oder über genehmigte Tools auf eine Weise, die von niemandem nachverfolgt wird. Dies reicht von einem Team, das einen eigenen Slack-Workspace einrichtet, bis hin zu einem Mitarbeiter, der einem Kunden von seinem privaten Smartphone aus eine SMS schickt.
Grenzenlose Gefährdung. Governance-Risiken enden nicht an den Grenzen des Unternehmens. Gäste, externe Partner und private Geräte erweitern die Oberfläche der Zusammenarbeit über den ursprünglich in Richtlinien festgelegten Rahmen hinaus, und jeder dieser Punkte ist ein Ort, an dem der Zugriff länger bestehen bleibt, als der Grund dafür noch besteht.
Compliance-Verstöße. Governance- und Compliance-Risiken überschneiden sich direkt, und es lohnt sich, diese Überschneidung zu benennen, anstatt die beiden als getrennte Probleme zu behandeln: Ein unkontrolliertes Tool ist sehr oft der Grund dafür, dass aus einem Routinevorfall ein meldepflichtiger Vorfall wird. Wenn Compliance-Risiken für Ihr Unternehmen das dringlichere Anliegen sind, behandeln wir, was NIS2, DORA und DSGVO konkret vorschreiben.
Tool-Fragmentierung. Mehrere sich überschneidende Plattformen, die dieselbe Aufgabe erfüllen, wobei jede ihre eigenen Einstellungen, ihre eigenen Administratoren und ihre eigenen blinden Flecken hat, machen eine konsistente Durchsetzung von Richtlinien nahezu unmöglich. Dies ist an sich schon ein reales und wachsendes Governance-Risiko, für das Wire bislang noch keine spezielle Lösung bietet; die praktische Lösung, auf die Unternehmen in der Regel zurückgreifen, besteht darin, auf weniger, aber besser verwaltete Plattformen zu konsolidieren, anstatt noch ein weiteres Tool auf den Stapel zu legen.
Schatten-IT beginnt als Lücke im Arbeitsablauf, nicht als Verstoß gegen Richtlinien. Wenn offizielle Tools etwas nicht leisten können, was ein Team benötigt, suchen sich die Mitarbeiter eine Alternative – und genau hier versagt die Governance: Jeder nicht genehmigte Kanal liegt vollständig außerhalb der Überwachung durch die IT, wie aus der Forschung zu Schatten-IT-Risiken allgemein hervorgeht, und Wire hat dies bei einem tatsächlichen Spionageversuch auf Slack-Basis am eigenen Leib erfahren. Die gleiche Argumentation gilt für die Abwanderung von veralteten Plattformen; die Wahl einer Alternative zu Skype for Business schließt genau diese Lücke.
Messaging-Apps für Privatanwender wurden nicht unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsrichtlinien für Unternehmen entwickelt, was bedeutet, dass private und berufliche Unterhaltungen im selben Thread landen, ohne dass es eine Möglichkeit gibt, sie zu trennen, falls später rechtliche oder personalbezogene Fragen aufkommen. Was eine sichere Alternative zu WhatsApp bieten muss, deckt ab, was ein regulierter Ersatz tatsächlich erfordert – über die reine Verschlüsselung hinaus.
Die Ausuferung von Zugriffsrechten ist eines der weniger offensichtlichen Governance-Versäumnisse: Ein beträchtlicher Teil der IT- und Sicherheitsverantwortlichen kann nicht mit Sicherheit sagen, wer derzeit Zugriff auf die sensiblen Dateien ihres Unternehmens hat, und der Zugriff besteht häufig noch lange über den Zeitpunkt hinaus, zu dem er tatsächlich benötigt wurde – sei es bei einem ehemaligen Projektmitarbeiter oder einem Auftragnehmer, dessen Tätigkeit bereits vor Monaten endete.
Der Zugriff sollte enden, wenn die Person das Unternehmen verlässt. Bei einer Verbraucher-App ist dies nicht der Fall: Der Nachrichtenverlauf verlässt das Unternehmen zusammen mit dem Mitarbeiter, ohne dass die Organisation die Möglichkeit hat, ihn aufzubewahren, zu überprüfen oder zu widerrufen. IdP-gesteuerte Bereitstellung und Entziehung schließt diese Lücke, indem der Zugriff direkt an den Beschäftigungsstatus gekoppelt wird und nicht an die App, die jemand zufällig installiert hat.
Jeder externe Teilnehmer, Partner, Gast oder Auftragnehmer, der einem Arbeitsbereich hinzugefügt wird, erweitert die Governance-Grenzen über die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens hinaus – und genau in diesem Bereich konzentrieren sich in der Regel Risiken durch Dritte und die Lieferkette, ein Muster, das sich in Untersuchungen zu Sicherheitsverletzungen durchgängig zeigt. Ein begrenzter, expliziter und widerrufbarer Gastzugang ist die praktische Lösung und ersetzt die offenen Freigabelinks und unkontrollierten Einladungen, die bei Verbraucher-Tools standardmäßig verwendet werden.
BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) erweitern das Governance-Risiko auf Hardware, die nicht im Besitz der IT-Abteilung ist und von ihr nicht vollständig kontrolliert werden kann. Ein „Mobile-First“-Design in Verbindung mit der Durchsetzung von MDM/EMM (Intune, Jamf) sorgt dafür, dass die Geräterichtlinien mit der App selbst mitwandern, anstatt vom zugrunde liegenden Gerät abhängig zu sein.
So sieht das in der Praxis aus: Ein Mitarbeiter befindet sich mitten in einem E-Mail-Austausch mit einem Kunden, als eine kurze Frage auftaucht, und anstatt auf eine Antwort zu warten, verlagert er die Unterhaltung auf sein privates WhatsApp-Konto. Das geht schneller, und niemand hat ihm das verboten. Sechs Monate später verlässt dieser Mitarbeiter das Unternehmen. Die Unterhaltung, der darin enthaltene Kontext der Kundenbeziehung und alle dabei eingegangenen Verpflichtungen gehen mit ihm verloren, und es gibt nirgendwo innerhalb des Unternehmens einen Nachweis darüber, dass dies überhaupt stattgefunden hat.
Der oben erwähnte Spionagefall auf Slack-Basis ist eine zweite, konfrontativere Variante desselben zugrunde liegenden Versagens: ein nicht genehmigter Kanal, der völlig außerhalb der Sichtweite der IT-Abteilung betrieben wurde und erst entdeckt wurde, nachdem darin bereits etwas schiefgelaufen war.
Formale Governance-Risiko-Rahmenwerke existieren auf Unternehmensebene. ISO 31000 und das Unternehmensrisikomanagementmodell von COSO sind die beiden am häufigsten herangezogenen, und beide behandeln Governance als einen Beitrag zu einer viel umfassenderen Risikomanagementstruktur, die Strategie, Betrieb und Berichterstattung umfasst. Keines der beiden wurde speziell mit Blick auf die Ebene der Zusammenarbeit verfasst.
Das „Four Risks“-Rahmenwerk von Wire wendet dieselbe Governance-Disziplin speziell auf Kollaborationswerkzeuge an: Wer hat Zugriff, wie lange behält er ihn, was passiert, wenn er das Unternehmen verlässt, und was bleibt für die Organisation zur Prüfung zurück? Es handelt sich um einen enger gefassten, stärker operativ ausgerichteten Ansatz als bei einem unternehmensweiten Rahmenwerk, der darauf ausgelegt ist, eine konkrete Frage zu beantworten: Wird diese Unterhaltung, diese Datei, dieser Kanal tatsächlich geregelt? Er soll nicht das umfassendere Modell ersetzen, das ein Compliance- oder Risikoteam möglicherweise bereits eingerichtet hat.
Erfassen Sie, was bereits im Einsatz ist. Die meisten Organisationen unterschätzen, wie viele Consumer-Apps bereits für geschäftliche Unterhaltungen genutzt werden. Ein Governance-Audit beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Was wird genutzt, von wem und warum haben die offiziellen Tools diesen Bedarf von vornherein nicht abgedeckt?
Lernen Sie aus bereits aufgetretenen Fehlern. Das Muster hinter den meisten Shadow-IT-Vorfällen ist nicht böswillig. Es handelt sich um eine Lücke im Arbeitsablauf, die jemand stillschweigend umgangen hat, bis diese Umgehungslösung zum Standard wurde. Das Schließen dieser Lücke bewirkt in der Regel mehr als jede Richtlinie.
Bieten Sie den Mitarbeitern etwas an, das sie auch tatsächlich nutzen wollen. Ein genehmigtes Tool, das schwieriger zu bedienen ist als die Verbraucher-Alternative, löst das Problem nicht, sondern sorgt nur dafür, dass die Mitarbeiter weiterhin Umgehungslösungen nutzen.
| Bewährte Vorgehensweise | Warum es wichtig ist | Wie es umgesetzt wird |
|---|---|---|
| Geben Sie den Mitarbeitern ein genehmigtes Tool an die Hand, das gut genug ist, um es zu nutzen | Benutzerfreundlichkeit ist die wahre Antwort auf Schatten-IT, nicht strengere Durchsetzung | Gast-Links und der Zugriff ohne Konto beseitigen die Hindernisse, die Nutzer dazu bringen, auf Verbraucher-Apps auszuweichen |
| Verschlüsseln Sie die Kommunikation durchgehend | Auch ein reguliertes Tool muss die Daten schützen, die über es übertragen werden | Standardmäßige End-to-End-Verschlüsselung für Nachrichten, Anrufe und Dateien |
| Den Benutzerlebenszyklus durchgängig regeln | Der Zugriff sollte enden, sobald die Person das Unternehmen verlässt | IdP-gesteuerte Bereitstellung und Entziehung von Zugriffsrechten, damit der Zugriffsverlauf nicht mit dem Mitarbeiter das Unternehmen verlässt |
| Externen und Gastzugriff einschränken | Begrenzte Zusammenarbeit ist besser als uneingeschränkter Austausch | Explizite, widerrufbare Gastrollen statt unkontrollierter Links |
| Geräterichtlinien für BYOD- und verwaltete Geräteflotten durchsetzen | Governance darf nicht an der Bürotür enden | „Mobile-First“-Design mit MDM/EMM-Unterstützung |
| Vollständigen Nachrichtenverlauf speichern und bei Bedarf exportieren | Kein Prüfpfad bedeutet keine Regressmöglichkeiten, wenn etwas schiefgeht | Aufbewahrung und exportierbare Aufzeichnungen ersetzen die Realität der Verbraucher-Messaging-Dienste ohne Prüfpfad |
Am deutlichsten zeigen sich Governance-Risiken bei der Zusammenarbeit am Frontline-Einsatz und mit externen Partnern: Wenn Partner, Bewerber, Auftragnehmer und Mitarbeiter am Frontline-Einsatz in einen Dialog eingebunden werden, ohne über ein Unternehmenskonto oder ein verwaltetes Gerät zu verfügen. Bleibt dies ungeregelt, wird dieser Bedarf auf dem einfachsten Weg gedeckt – in der Regel mit einer Verbraucher-App. Bei guter Umsetzung sieht das so aus: Gastlinks mit explizitem, widerrufbarem Zugriff, eine Registrierung ohne Kontoanforderung, damit die Akzeptanz nicht ins Stocken gerät, sowie ein „Mobile-First“-Design, das auf einem privaten Smartphone genauso gut funktioniert wie auf einem verwalteten Laptop.
| Standard / Rahmenwerk | Was es abdeckt |
|---|---|
| ISO/IEC 27001 (A.5.15, A.8.3, A.5.34, A.8.12) | Zugriffskontrolle, Zugriffsbeschränkung, Umgang mit personenbezogenen Daten und Verhinderung von Datenlecks |
| ISO 31000 | Grundsätze des unternehmensweiten Risikomanagements, auf die hier als übergeordnetes Modell Bezug genommen wird, in dessen Rahmen die auf dieser Seite beschriebene, auf Zusammenarbeit ausgerichtete Governance angesiedelt ist |
Einige wichtige Erkenntnisse aus diesem Leitfaden:
Erfahren Sie, wie Wire diese Prinzipien bei Nachrichten, Anrufen und der Dateifreigabe umsetzt →
Ersetzen Sie WhatsApp · Kontrollieren Sie die Teamkommunikation · Sichern Sie die Kommunikation an vorderster Front