42 % der Unternehmen nutzen WhatsApp für berufliche Zwecke, und die meisten sehen darin kein Risiko

Fragt man jemanden, warum er WhatsApp für die Arbeit nutzt, lautet die Antwort fast immer gleich: Alle sind schon dabei.

Das stimmt. WhatsApp hat weltweit über zwei Milliarden Nutzer. Die App ist schnell, vertraut und kostenlos. Wenn man einen externen Partner schnell erreichen oder sich mit einem Kollegen außerhalb der üblichen Tools abstimmen muss, ist das der Weg des geringsten Widerstands.

Laut unserer aktuellen Umfrage „State of Secure Collaboration 2026“ nutzen derzeit 42 % der Unternehmen WhatsApp, Signal oder ähnliche Messaging-Apps für Verbraucher zur Zusammenarbeit im beruflichen Umfeld. Und 81 % geben an, dass mehr als ein Viertel ihrer sensiblen Zusammenarbeit externe Teilnehmer einbezieht.

Führt man diese beiden Erkenntnisse zusammen, wird das Problem deutlich

Warum Mitarbeiter darauf zurückgreifen

Wenn jemand einen Vertragsentwurf, ein Kunden-Update oder eine Finanzübersicht über WhatsApp teilt, tut er selten etwas, von dem er weiß, dass er es nicht tun sollte. Er löst ein Problem, das gerade vor ihm liegt. Der Kunde ist nicht auf Teams. Der Partner hat keinen Zugriff auf Ihr Dateifreigabesystem. Die Nachricht muss sofort verschickt werden.

Das Problem ist nicht die Absicht. Es liegt daran, dass das Tool, auf das sie zurückgreifen, nie für den Kontext konzipiert wurde, in dem sie es nutzen.

WhatsApp wurde für die private Kommunikation entwickelt. Es gibt keine Verwaltung von Unternehmenskonten, keine zentralisierte IT-Überwachung, keinen Prüfpfad und keine Zugriffskontrollen, die Ihr Unternehmen konfigurieren oder widerrufen kann. Wenn ein Mitarbeiter die App für die Arbeit nutzt, agiert er vollständig außerhalb der Kontrollgrenzen, die Ihre IT- und Sicherheitsteams eingerichtet haben.

So sieht das Governance-Risiko von Verbraucher-Apps in der Praxis aussieht: kein dramatischer Sicherheitsverstoß, sondern eine stille, stetige Anhäufung von Unternehmensdaten an Orten, die niemand sehen oder kontrollieren kann.

Wo sich das Risiko in der Praxis zeigt

Die Risiken sind nicht theoretischer Natur. Sie zeigen sich auf konkrete, vorhersehbare Weise.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt. Ein Mitarbeiter, der WhatsApp für die Kommunikation mit Kunden genutzt hat, nimmt den gesamten Chatverlauf mit, wenn er das Unternehmen verlässt. Es gibt keine Möglichkeit, den Zugriff zu widerrufen, Nachrichten wiederherzustellen oder zu überprüfen, was geteilt wurde. Die Informationen verbleiben nicht im Unternehmen, sondern bei der Person.

Wenn ein Projekt endet. Über WhatsApp geteilte Dateilinks verfallen nicht. Ein Dokument, das vor sechs Monaten an einen externen Partner gesendet wurde, ist möglicherweise immer noch zugänglich. Die meisten Unternehmen haben hier keinen Einblick und verfügen über keinen Mechanismus, um dies zu unterbinden.

Wenn etwas schiefgeht. Wenn sich eine Frage zur Compliance stellt oder ein Vorfall untersucht werden muss, sind die über WhatsApp geführten Unterhaltungen praktisch nicht einsehbar. Es gibt keinen Prüfpfad, den man abrufen könnte, kein Zugriffsprotokoll zur Überprüfung und keine Aufzeichnungen, die die IT wiederherstellen könnte. Der Bericht ergab, dass 34 % der Unternehmen es bereits als schwierig empfinden, festzustellen, wer Zugriff auf sensible Dateien hat – und das innerhalb ihrer offiziellen Tools.

Wenn externe Partner beteiligt sind. Sobald Informationen in das persönliche WhatsApp-Konto eines Partners gelangen, verliert Ihr Unternehmen jegliche Kontrolle darüber. Sie können nicht sehen, wie sie gespeichert werden, wer sonst noch darauf zugreifen kann oder wohin sie als Nächstes gelangen.

Warum ein Verbot das Problem nicht löst

Was die Lösung dieses Problems wirklich schwierig macht, ist Folgendes: Die Umfragedaten machen deutlich, dass Mitarbeiter offizielle Tools nicht umgehen, weil es ihnen egal ist. Sie umgehen sie, weil diese Tools genau in dem Moment Reibungsverluste verursachen, in dem sie schnell handeln müssen.

Die am häufigsten genannten Gründe für die Nutzung inoffizieller Tools waren Dringlichkeit, die Tatsache, dass externe Partner nicht auf offiziellen Plattformen vertreten sind, sowie die Komplexität der offiziellen Tools. Mangelndes Bewusstsein spielte als Faktor kaum eine Rolle.

Das ist ein wichtiges Signal. Die Einschränkung der WhatsApp-Nutzung, ohne das zugrunde liegende Problem der Reibungsverluste zu lösen, führt eher dazu, dass das Verhalten weiter aus dem Blickfeld gerät, anstatt es zu beseitigen. Die Mitarbeiter finden andere Umgehungsmöglichkeiten.

Die produktivere Frage lautet: Wie muss eine regulierte Alternative eigentlich aussehen? Eine, die für externe Teilnehmer einfach genug ist, um sich anzuschließen, schnell genug für dringende Situationen und so einfach, dass der sichere Weg auch der einfache ist.

Das große Ganze

Die Einbindung von Consumer-Messaging-Apps in Unternehmensabläufe ist einer von vier strukturellen Risikobereichen, die der „State of Secure Collaboration 2026“ identifiziert – neben der Sicherheitslücke bei gängigen Kollaborationstools, der Compliance-Bereitschaft und der Datenhoheit. Keiner dieser Bereiche existiert isoliert.

Eine sensible Datei, die über WhatsApp mit einem externen Partner geteilt wird, kann gleichzeitig außerhalb Ihrer Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort, außerhalb Ihres Audit-Rahmens und außerhalb Ihrer Fähigkeiten zur Reaktion auf Vorfälle liegen.

Wenn Sie verstehen möchten, wie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen im Vergleich abschneidet und wo Lücken am ehesten auftreten, können Sie den vollständigen Bericht hier herunterladen: