Die vier Risiken, die Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit berücksichtigen müssen

Die digitale Zusammenarbeit – darunter Messaging, Konferenzen und die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten – ist zum Bindeglied moderner Unternehmen geworden. Für Führungskräfte in den Bereichen IT, Cybersicherheit und Compliance ist dieses Bindeglied jedoch auch zu einem wachsenden Risiko geworden, da eine Kluft zwischen ihrer Wahrnehmung und der tatsächlichen Risikosituation besteht.

Wie aus dem aktuellen Forschungsbericht „State of Secure Collaboration“ von Wire hervorgeht, hielten 84 % der IT- und Sicherheitsverantwortlichen ihre Kollaborationsumgebungen für sicher, doch 48 % gaben gleichzeitig an, dass sensible Gespräche regelmäßig über unsichere Tools geführt werden. In diesem Artikel behandeln wir vier sich überschneidende Risiken, die ein grundlegendes Umdenken hinsichtlich der Gestaltung digitaler Arbeitsumgebungen in Unternehmen erzwingen und die Kosten des Nichttätigwerdens zunehmend inakzeptabel machen.

Risiko 1: Cybersicherheitsbedrohungen überschreiten Ihre Sicherheitsgrenzen

Die Bedrohungslage war noch nie so gefährlich und zielgerichtet wie heute. Angreifer haben es auf geistiges Eigentum, personenbezogene Daten, regulierte Daten, vertrauliche Kommunikation und die IT-Systeme abgesehen, die all dies zusammenhalten. KI-gestütztes Phishing und Social Engineering haben die Hürde für erfolgreiche Angriffe gesenkt, während Lieferketten nach wie vor ein chronisch unzureichend geschützter Einstiegspunkt selbst in die sicherheitsbewusstesten Unternehmen darstellen.

Das Ergebnis ist eine grundlegende Asymmetrie: Große, stark vernetzte Organisationen sehen sich einer Angriffsfläche gegenüber, die schneller wächst, als sie sich verteidigen können. Herkömmliche Perimetersicherheit kann dieses Problem nicht lösen. Was benötigt wird, ist eine Segmentierung auf der Ebene der Zusammenarbeit selbst: Kanäle, in denen sensible Unterhaltungen, die Arbeit an Dokumenten und Entscheidungen durchgängig geschützt sind – unabhängig davon, wo sich ein Angreifer bereits Zugang verschafft hat.

Der Perimeter von Kollaborations-Apps selbst ist zu einem Einfallstor für Angreifer geworden, da ungesicherte App-Erweiterungen von Drittanbietern und zu leichtfertige Gast-Einladungen zur Norm geworden sind. In einer Untersuchung von Wire nannten IT- und Sicherheitsverantwortliche Cybersicherheitsbedrohungen als größten Risikofaktor für ihre digitalen Kollaborationssysteme.

Risiko 2: Schatten-Kollaborations-Apps sind eine tickende Zeitbombe für die Governance

Wenn man heute durch ein beliebiges Unternehmen geht, wird man feststellen, dass die Zusammenarbeit über WhatsApp, Signal und Schatten-Kollaborations-Apps stattfindet, die von keiner IT-Richtlinie offiziell genehmigt sind. Sie sind so weit verbreitet, dass sie praktisch Teil der Unternehmensinfrastruktur sind. Die Beweggründe sind verständlich: Diese Tools sind schnell, vertraut und kostenlos. Doch die Risiken für das Unternehmen sind gravierend.

Laut einer Studie von Wire ist der Rückgriff auf Verbraucher-Apps das Ergebnis einer Kluft zwischen den Bedürfnissen der Nutzer – insbesondere hinsichtlich der zeitnahen Koordination zwischen internen und externen Parteien – und den Hindernissen, die traditionelle Unternehmens-Kollaborationssysteme mit sich bringen. Ohne eine integrierte Unternehmensalternative, die den tatsächlichen Bedürfnissen nach grenzenloser Zusammenarbeit und Produktivität gerecht wird, werden Mitarbeiter weiterhin auf WhatsApp und andere Verbraucher-Tools zurückgreifen. Wenn man dies zulässt, lassen IT- und Sicherheitsteams eine weit geöffnete Tür für Datenlecks durch Social-Engineering-Angriffe und durch menschliches Versagen offen. Darüber hinaus birgt die Nutzung von Verbraucher-Apps erhebliche personalrechtliche und rechtliche Risiken für Unternehmen, da private und berufliche Kommunikation miteinander vermischt werden, was zu unkontrolliertem, unangemessenem Verhalten führen kann.

Laut den Forschungsergebnissen von Wire stuften IT- und Sicherheitsverantwortliche die Nutzung von Schatten-Consumer-Apps als zweitgrößtes Risiko für ihre digitalen Kollaborationssysteme ein, direkt nach den allgemeinen Cybersicherheitsbedrohungen. Es handelt sich um den größten spezifischen Risikopunkt, doch die gute Nachricht ist, dass Wire darauf ausgelegt ist, Schatten-Kollaborations-Apps zu ersetzen – und sich dabei bereits als erfolgreich erwiesen hat.

Risiko 3: Compliance-Risiken sind nicht mehr nur theoretischer Natur

DSGVO, NIS2, HIPAA, DORA. Das regulatorische Umfeld hat sich erheblich verdichtet, und das finanzielle Risiko bei Nichteinhaltung ist real und nimmt zu. Die Aufsichtsbehörden erwarten eine nachweisbare Kontrolle darüber, wie sensible Daten in den alltäglichen Arbeitsabläufen der Zusammenarbeit gehandhabt, weitergegeben und geschützt werden. Entscheidend ist, dass das versehentliche Durchsickern geschützter Daten rechtlich genauso schwer wiegt wie ein vorsätzlicher Verstoß. Die Aufsichtsbehörden unterscheiden nicht zwischen Fahrlässigkeit und Vorsatz.

Für Organisationen mit kritischer nationaler Infrastruktur (CNI) hat NIS2 die Anforderungen noch weiter verschärft: Der Nachweis verschlüsselter Systeme und einer widerstandsfähigen Krisenkommunikation ist nun eine Vorschrift und keine empfohlene Vorgehensweise mehr.

Angesichts der Schwere externer Cybersicherheitsbedrohungen und der weit verbreiteten Nutzung von Schatten-IT-Apps durch Verbraucher ist es nur natürlich, dass regulatorische Bedenken folgen werden. Jeder Datenverstoß, an dem unsichere, nicht kontrollierte Tools beteiligt sind, birgt ein erhebliches Risiko für hohe Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften.

Laut einer Untersuchung von Wire stuften IT- und Sicherheitsverantwortliche die Compliance in ihrer allgemeinen Risikobewertung für die digitale Zusammenarbeit an dritter Stelle ein.

Risiko 4: Souveränitätsrisiko und Kontrollverlust über kritische Daten

CEOs, CFOs und CIOs werden sich zunehmend eines Risikos bewusst, das bisher kaum Beachtung fand: die strukturelle Überabhängigkeit von nicht-souveränen, unkontrollierten Cloud-Plattformen. Wenn die Daten und die Arbeitsproduktivität Ihres Unternehmens von einer Infrastruktur abhängen, die von Technologieunternehmen mit Sitz im Ausland kontrolliert wird, ist es technisch und rechtlich dem Zugriff ausländischer Regierungen gemäß den Gesetzen dieser Rechtsordnungen ausgesetzt.

Dies ist keine hypothetische Situation. Es handelt sich um eine strukturelle Gegebenheit, die jedes Unternehmen, das Hyperscaler mit Hauptsitz in den USA nutzt, berücksichtigen muss – insbesondere in regulierten Branchen, in Lieferketten der Verteidigungsindustrie und in der öffentlichen Verwaltung. IT- und Sicherheitsverantwortliche betrachten Souveränität als echtes Problem, da sie in der Wire-Umfrage auf Platz vier ihrer Rangliste der Risiken für die digitale Zusammenarbeit landete.

Für manche Organisationen ist öffentliche Cloud- oder SaaS-Infrastruktur einfach nicht transparent genug in Bezug auf Verwaltung und Datenumgang, um den organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Sie benötigen Plattformen, die von vertrauenswürdigen Partnern vor Ort bereitgestellt werden können, um sicherzustellen, dass sie stets die vollständige Kontrolle über ihre Daten behalten.

Was für den Erfolg erforderlich ist

Die gleichzeitige Bewältigung dieser vier Risiken erfordert ein neues Modell für den digitalen Arbeitsplatz. Sechs Anforderungen definieren, was dieses Modell leisten muss.

1. End-to-End-Verschlüsselung als Grundlage. Nicht als Option, nicht als Premium-Zusatzfunktion. E2EE schafft eine segmentierte, hochsichere Kanalschicht, die eine sichere Kommunikation gewährleistet, unabhängig davon, was auf Netzwerk- oder Infrastruktur-Ebene geschieht. Der Wire Messenger nutzt MLS (Message Layer Security), den neuesten IETF-Verschlüsselungsstandard, und bietet einen stets aktiven Schutz, der für Nutzer unsichtbar ist und kompromisslose Sicherheitsgarantien bietet.

2. Zugriffskontrolle für grenzenlose Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg ist heute keine Ausnahme mehr, sondern die Norm. Laut einer Umfrage von Wire unter Führungskräften aus den Bereichen IT und Cybersicherheit sind bei 81 % der sensiblen Kommunikation externe Parteien beteiligt. Dennoch sind die meisten Collaboration-Systeme in Unternehmen nur darauf ausgelegt, interne Kommunikation und Arbeitsabläufe vollständig zu unterstützen, wobei der Zugriff für externe Parteien eingeschränkt ist. Wire Messenger bietet sowohl von Administratoren verwaltete gemeinsame Kanäle als auch benutzergesteuerte Zero-Trust-Gruppenmitgliedschaften sowie verschiedene Benutzertypen – interne, externe (verbundene Instanzen) und Gäste – für eine einfach zu verwaltende Gruppenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg. Diese identitätsbasierte Zugriffssteuerung setzt das Prinzip der geringsten Berechtigungen durch und maximiert gleichzeitig die reibungslose Zusammenarbeit.

3. Integrierte Echtzeitfunktionen, die Kontextwechsel verhindern. Jedes Mal, wenn ein Nutzer zwischen verschiedenen Tools wechselt – vom Messaging über die Dateifreigabe bis hin zur Zusammenarbeit an Dokumenten –, entstehen Reibungsverluste und Risiken. Eine konvergente Umgebung hält die Arbeit innerhalb der Sicherheitsgrenzen und sorgt für die Produktivität der Nutzer. Wire Drive bringt integriertes Dateimanagement und die Zusammenarbeit an Dokumenten direkt in die verschlüsselten Messaging-Gruppen von Wire Messenger, sodass Teams Dokumente teilen, bearbeiten und verwalten können, ohne den sicheren Kanal jemals verlassen zu müssen. Diese integrierte Benutzererfahrung ist unerlässlich, um den Anforderungen organisationsübergreifender Arbeitsabläufe gerecht zu werden und die Nutzung von Schatten-Apps für die Zusammenarbeit zu verhindern.

4. „Mobile-first“ und benutzerfreundlich wie bei Verbraucheranwendungen – für jeden Mitarbeiter. Sicherheitswerkzeuge, die schwer zu bedienen sind, werden umgangen. Die Lösung besteht darin, sichere, regulierte Tools bereitzustellen, die vertraut und leicht zu erlernen sind. Die Wire-App ist so konzipiert, dass sie vom Sitzungssaal bis zur Produktionshalle funktioniert und Wissensarbeiter im Unternehmen ebenso wie Mitarbeiter an vorderster Front, Partner, Bewerber und Gäste in einer einzigen, nahtlosen Erfahrung vereint.

5. Offene, erweiterbare KI- und App-Integration innerhalb der verschlüsselten Umgebung. Jedes Unternehmen versucht, KI in Arbeitsabläufe zu integrieren, ohne dass sensible Daten seiner Kontrolle entgleiten. Auf den meisten Plattformen sind Bots und KI-Assistenten so konzipiert, dass sie außerhalb der verschlüsselten Umgebung arbeiten, was sie architektonisch mit regulierten oder vertraulichen Kontexten unvereinbar macht. Das Wire Integrations SDK ändert dies: Entwickler, Kunden und die Open-Source-Community können KI-Assistenten, Workflow-Automatisierungen, Genehmigungsverfahren, Benachrichtigungen und tiefgreifende Systemintegrationen entwickeln, die als native Bestandteile verschlüsselter Unterhaltungen fungieren. Der Server sieht nur verschlüsselte Daten. Die KI bleibt innerhalb der Sicherheitsgrenzen.

6. Souveräne Bereitstellungsoptionen. Unternehmen benötigen echte Wahlmöglichkeiten: souveräne Cloud, Managed Cloud oder vollständig vor Ort. Echte Souveränität bedeutet, zu kontrollieren, wo sich Daten befinden, wer Zugriff auf Verschlüsselungsschlüssel hat, zu wissen, wie die Daten und die Plattform verwaltet werden, welchen Zugriff Anbieter oder Administratoren auf die Daten haben und unter welcher rechtlichen Zuständigkeit die Plattform betrieben wird. Wire bietet eine souveräne Cloud für ein möglichst einfaches Onboarding und unterstützt gleichzeitig Managed-Cloud- sowie selbst gehostete/lokale Bereitstellungen für besonders sensible Anforderungen.

Wire: Sichere, souveräne digitale Zusammenarbeit für grenzenloses Arbeiten

Wire bietet eine Lösung, die den Anforderungen einer grenzenlosen Zusammenarbeit gerecht wird und gleichzeitig solide Governance, Compliance und Sicherheit für Unternehmens- und klassifizierte Umgebungen gewährleistet.

Die Wire-App bietet eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit, einschließlich Messaging, Telefonie, Konferenzen und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Die Plattform ist durch MLS-gestützte End-to-End-Verschlüsselung sowie SSO- und SCIM-Kontrollen der Enterprise-Klasse geschützt und unterstützt nahtlos interne und externe Parteien mit robusten und dennoch einfach zu verwaltenden Zugriffskontrollen. In Kombination mit einer „Mobile-First“-Orientierung und einer benutzerfreundlichen Bedienbarkeit auf Verbraucherniveau machen diese Funktionen Wire zur besten Wahl, um inoffizielle Kollaborations-Apps zu ersetzen und sensible, vertrauliche sowie Krisenkommunikation zu unterstützen.

Wenn Sie bereit sind, inoffizielle Kollaborations-Apps zu ersetzen, einen sicheren Bereich für Ihre sensibelsten Arbeitsabläufe einzurichten und die Ausfallsicherheit Ihrer Krisenkommunikation zu gewährleisten, sind Sie hier genau richtig. Erfahren Sie mehr unter wire.com und fordern Sie anschließend eine Demo an.

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