2019 begann die Stiftung Dr. Georg Haar mit ihrer digitalen Transformation. Das Ziel: moderne, datenschutzkonforme Kommunikationslösungen in der gesamten Organisation einzuführen. Zwar wurde E-Mail bereits genutzt, doch eine einfache und zugleich sichere Möglichkeit zum Austausch sensibler Informationen fehlte.

Die Stiftung stand vor drei zentralen Herausforderungen:

• Datenschutz: Mit Inkrafttreten der DSGVO war klar, dass WhatsApp keine Option mehr war.
• Zugänglichkeit: Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter benötigten eine intuitive Lösung, die auf allen Geräten reibungslos funktioniert.
• Finanzierbarkeit: Als gemeinnützige Organisation mussten die Kosten überschaubar bleiben.

Bei der Suche nach Alternativen wurde schnell deutlich, dass gängige Messenger, die an private Telefonnummern gebunden sind, nicht infrage kamen. In einem Pilotprojekt testete die Stiftung schließlich Wire – mit Erfolg.

In der Pilotphase überzeugte Wire die Nutzerinnen und Nutzer durch Flexibilität und Sicherheit. Die Anwendung kann ohne Telefonnummer genutzt werden und funktioniert plattformübergreifend – im Browser, auf dem Smartphone oder am Desktop. Für die Stiftung war das ebenso entscheidend wie die zentrale Administration und die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Wichtige Entscheidungskriterien:

• Trennung von Beruflichem und Privatem: Mitarbeitende nutzen Wire ausschließlich dienstlich, ohne private Kontakte einzubinden.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle Chats, Anrufe und Dateien bleiben vertraulich.
• Zentrale Administration: Benutzer und Gruppen lassen sich sicher verwalten, wodurch volle Compliance gewährleistet ist.
• Lokaler Support: Schnelle und kompetente Unterstützung durch das Wire-Team in Deutschland.

Andere Tools wie Signal wurden ebenfalls geprüft, aber ausgeschlossen – sie erforderten eine Telefonnummer und boten keine echte Geräteunabhängigkeit.

Die Einführung begann mit einer Pilotgruppe von etwa 30 bis 40 Mitarbeitenden. Der Prozess erforderte Schulung und interne Kommunikation, um alle einzubeziehen. Sobald die Teams in der Geschäftsstelle Wire aktiv nutzten, verbreitete sich die Einführung rasch im gesamten Haus.

Heute ist Wire in allen Abteilungen vollständig integriert. Selbst Klientinnen, Klienten und Familien kommunizieren inzwischen über die kostenlose Wire-App sicher mit der Stiftung.

Wire hat die Kommunikation innerhalb der Stiftung Dr. Georg Haar grundlegend verbessert:

• Sichere Zusammenarbeit mit Klientinnen, Klienten, Familien und Partnern – ohne private Telefonnummern.
• Einfache Nutzung auf allen Geräten – Laptop, Smartphone oder Browser.
• Zentrale Verwaltung gewährleistet Compliance, Datenschutz und Benutzerkontrolle.
• Fördert digitale Kompetenz durch den praktischen Einsatz sicherer Technologien.

Ein wertvoller Nebeneffekt: Die Mitarbeitenden sensibilisieren heute auch Jugendliche für Datenschutz und sichere digitale Kommunikation – und tragen das Thema so über die Organisation hinaus.

Gelegentliche kleinere technische Probleme, wie etwa verzögerte Benachrichtigungen, werden vom Support schnell behoben. Die Vorteile überwiegen deutlich: Sicherheit, Einfachheit und Zuverlässigkeit.

• Unternehmensweite Nutzung nach der Pilotphase
• Sichere, datenschutzkonforme Kommunikationskanäle mit externen Partnern
• Durchweg positives Feedback aus allen Abteilungen

Die Stiftung empfiehlt anderen sozialen oder pädagogischen Organisationen, mit einer kleinen Pilotgruppe zu starten, die Mitarbeitenden früh einzubinden und zu zeigen, wie sichere Kommunikation den Arbeitsalltag erleichtert.

Erfahren Sie, wie Wire Organisationen wie die Stiftung Dr. Georg Haar hilft, Daten zu schützen, Compliance zu sichern und Zusammenarbeit einfach und sicher zu gestalten.

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